30 juin 2021

La facture électronique, bientôt obligatoire !

La facture électronique, bientôt obligatoire !

Véritable secret de polichinelle, la numérisation des entreprises est une priorité pour chaque public, gouvernement comme dirigeants. Avec la facturation électronique et sa mise en place obligatoire mais progressive, un nouveau cap est franchi.

Loi finance, le nouveau virage législatif en faveur du numérique

Les contours de ce nouveau projet fiscal et économique ont été définis dans le cadre du projet de loi finances de 2020 (article 153). Le principe ? Échanger des factures, sous format électronique, afin de faciliter la vie des différents acteurs économiques et améliorer la transmission des données de facturation à l’administration.

Cette solution informatique s’inscrit dans une dynamique globale visant à faire prendre aux entreprises et à leurs clients, le virage du numérique. Nous avons pu l’observer depuis l’arrivée de la crise sanitaire, des confinements et de l’expansion du télétravail, de nombreux services sont de plus en plus poussés à la dématérialisation et à la digitalisation. Durant cette période, de nombreuses entreprises ont rencontré des difficultés dans la gestion, le traitement et la validation des factures reçues au format papier. Pour endiguer ce phénomène, plusieurs solutions ont été trouvées. La gestion des flux de documents PDF, word, excel en vue d’être basculés sur une GED, reste un des exemples les plus concrets en la matière. L’ensemble répond à une problématique de rapidité inhérente aux lois du marché. Le traitement immédiat et la gestion des informations ou des données collectées, deviennent une condition sine qua non au bon fonctionnement des entreprises.

Si cette loi apparaît dans le cadre d’une dynamique nationale au profit des entreprises, l’état a lui aussi tout intérêt à aller dans cette voie. Car, ne nous leurrons pas. Même si cela constitue une avancée notable pour les entreprises, occasionnant une réduction des coûts et une facilitation dans la gestion des comptes comme nous le verrons un peu plus bas, la Loi de Finances de 2020 veut avant tout lutter contre la fraude à la TVA. Selon le journal « l’Opinion » la fraude à la TVA s’élèverait en 2020 en France, à plus de 15 milliards d’euros. Même si l’hexagone figure comme l’un des bons élèves de l’Europe, ces nouvelles mesures permettront de contrer plus efficacement ce phénomène.

Avec une vue détaillée sur les échanges financiers, grâce à la facturation électronique, l’Etat se prémunit contre la fraude fiscale. Les entreprises, quant à elles, bénéficieront d’un plus grand contrôle sur leurs dépenses.

 

La facture électronique, bientôt obligatoire !

Adieu papiers, bonjour factures et paiements automatisés. Tel est l’objectif de la facturation électronique. Précédemment imposé depuis 2017 à toutes les entreprises travaillant avec les différentes structures étatiques, le système mis en place a fait ses preuves. La plateforme Chorus Pro est la solution qui a été retenue pour la facturation électronique. Quelques adaptations seront néanmoins impératives afin que tout le monde puisse y trouver son compte. Comme tout système déjà mise en place, Chorus Pro propose sa propre arborescence et son propre fonctionnement. L’obligation de passer à la facturation, via cette plateforme, ne doit pas être ressenti comme handicapant pour les entreprises disposant de leur propre opération de facturation électronique. C’est pourquoi une cohabitation entre opérateurs privés et la plateforme publique semble être la solution la plus viable. Afin d’amener les plus petites entreprises à travailler sur Chorus Pro, cette dernière proposerait la gratuité de son service de facturation tout en recueillant les données. Une solution et une opération « win/win » en somme.

Afin d’amener ce processus à déployer ses nombreuses qualités en toute sérénité, un calendrier a été mis en place. Les différents types d’entreprise pourront ainsi travailler à leur rythme, sur la dématérialisation des documents de facturation.

 

Mise en place d’un calendrier progressif 

À partir du 1er janvier 2023 toutes les entreprises, de la TPE, PME en passant par les Grandes Entreprises, seront dans l’obligation d’accepter l’ensemble des factures qui lui seront envoyé via le nouveau système de plateforme. La difficulté réside dans la bonne réception des documents aux formats divers et variés (PDF, email ou encore papier). Si les structures ont pour impératif d’accepter toutes factures digitalisées, les émissions quant à elles seront obligatoires sur des laps de temps différents, en fonction de la taille de l’entreprise.

Selon un rapport publié par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), les grandes entreprises devront émettre leur facture de manière numérique dès le 1er janvier 2023 à l’instar de la réception et le traitement des facturations électroniques extérieurs. Viendra après le tour des ETI, Entreprise à Taille Intermédiaire (dénombrant entre 250 et 4 999 salariés pour un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliards d’euros) à partir du 1er janvier 2024. Enfin, les TPE et PME rejoindront les rangs avec un passage estimé au 1er janvier 2025.

Le dispositif se veut le plus cohérent et équitable possible quelle que soit la taille de l’entreprise. Cette répartition des dates d’entrée en fonction du dispositif permet à chaque acteur de commencer à réfléchir à une administration optimisée de ses processus de facturation électronique, de traitement des paiements et des informations digitalisés. Le délai de deux ans instauré entre les TPE et PME et les Grandes Entreprises, révèle bien la différence entre les structures existantes. Ce processus nécessite l’actualisation et la formation aux outils numériques de certains services comme celui de la comptabilité. Une transmission des connaissances et des techniques parait opportune dans cette période où les évolutions sont aussi nombreuses que rapides.

Si les raisons de la facturation électronique ne sont plus à fournir, le fait de penser dès à présent à son installation et à son optimisation devient un impératif. Anticiper, c’est se prémunir de toute difficulté et surtout capitaliser sur un processus qui deviendra dans tous les cas obligatoires.

 

Adopter dès maintenant le format électronique

Anticiper est donc vital. Comment néanmoins disposer efficacement des avantages proposés par ce nouveau modèle ? Premièrement en dressant un état des lieux de votre entreprise. Où en êtes-vous dans votre processus de dématérialisation et de numérisation de votre structure ?

Ce bilan vous permettra de cibler au mieux vos attentes et d’agir dessus directement. Il s’agit pour vous de transmettre un relevé sur votre organisation de travail et de répertorier les acteurs avec qui une transaction financière est déjà en place. Faire un planning des facturations permet aussi de visualiser les sources de dépenses et à quel moment elles interviendront. En centralisant ces différentes échéances vous minimiserez vos coûts humains. Vous aurez ainsi une visibilité sur votre comptabilité. Établissez un modèle de facture que vous n’aurez qu’à reproduire et envoyer au même moment à vos contacts. Veillez à une organisation optimale en notant des occurrences pour l’arrivée et les départs des factures tout en prévoyant les relances à émettre. Toute cette organisation nécessite une réelle réflexion. Dans tous les cas, la digitalisation et la dématérialisation de votre entreprise entrainera un accompagnement d’experts. Ils seront les plus à mêmes à vous épauler, au moins au départ, dans votre évolution numérique.

Chez 3S2I nous vous recommandons d’anticiper ces différents changements en adoptant rapidement ce format électronique. Vous profiterez ainsi des nombreux avantages de la facturation électronique dans un contexte difficile, certes, mais réellement sujet et porteur de nouveaux projets. Préparez votre avenir et celui de votre entreprise dès à présent.

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