Le QG numérique pour optimiser le travail hybride et la collaboration
Moyen de rationaliser la communication en entreprise, le concept de QG numérique apparaît comme l’une des clés vers un environnement de travail plus efficace et collaboratif. En tant qu’élément de l’infrastructure numérique de l’entreprise, il contribue à une gestion plus fluide de l’information et à une meilleure coordination des équipes, qu’elles soient dispersées géographiquement ou réunies au sein des mêmes locaux.
Mais alors, qu’entend-on par QG numérique ? En quoi est-ce un atout dans l’organisation ? Et comment la Gestion Électronique des Documents (GED) peut-elle intégrer cet environnement de travail hybride et créer une nouvelle culture d’entreprise axée sur la collaboration ? Voici autant de questions auxquelles nous allons répondre.
Qu’est-ce qu’un QG numérique ?
Le QG numérique, ou Quartier Général numérique, consiste en un espace virtuel d’où les collaborateurs ont accès aux ressources qui leur sont nécessaires et d’où ils peuvent collaborer. Accessibles au bureau, en télétravail ou en déplacement, ces outils visent à maximiser la productivité et à supprimer les contraintes géographiques.
Ses avantages sont multiples :
- Flexibilité du travail ;
- Collaboration simplifiée, même à distance ;
- Optimisation de la productivité ;
- Sécurité renforcée des données sensibles de l’entreprise. D’ailleurs, selon une analyse de Gartner, les organisations ayant mis en place des solutions de QG numérique auraient réduit de moitié les incidents de sécurité liés aux fuites de données.
La GED (Gestion Électronique des Documents) au cœur du QG Numérique
Dématérialisation, centralisation, sécurisation, recherche immédiate et partage des données : toutes ces fonctionnalités justifient pleinement l’intégration de la GED pour optimiser les processus de travail.
Collaboration
La gestion électronique des documents facilite les interactions grâce à un système de gestion centralisé. Les salariés travaillent en temps réel sur les mêmes documents, depuis n’importe quel appareil connecté, même à distance. Cette collaboration renforcée simplifie la communication interne en offrant un accès rapide aux informations et en évitant les redondances liées à X versions d’un même document.
Confidentialité des données
De plus, la GED assure la confidentialité des données et la protection des informations sensibles grâce notamment à la mise en place de règles de gestion des droits d’accès. Ces règles établissent différents niveaux d’autorisation pour les utilisateurs, soit individuellement, soit en fonction de leurs rôles et de leurs responsabilités.
Automatisation des tâches
La capacité à automatiser des processus à l’aide de scénarios préétablis est un autre avantage de la GED. La solution peut gérer un large éventail de tâches répétitives en configurant un certain nombre de paramètres. Pour une utilisation encore plus poussée, il est possible de mettre en place des workflows automatisés, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Les modes de travail : nouvelle marque employeur
Selon l’étude Summer 2022 Future Forum Pulse, 55 % des salariés se disent ouverts à l’idée de chercher un nouvel emploi dans l’année à venir. Ce chiffre monte même à 70 % pour les insatisfaits par le manque de flexibilité dans leurs postes actuels. Dans le classement des critères de satisfaction professionnelle, la flexibilité occupe la deuxième place, juste derrière la rémunération. Aujourd’hui, l’optimisation des modes de travail profite à l’entreprise non seulement en termes de productivité, mais aussi en tant que facteur d’attractivité.
Les solutions de QG numérique, parmi lesquelles la GED trouve légitiment sa place, s’inscrivent dans un environnement de travail en constante évolution. Pour découvrir comment la GED peut améliorer votre efficacité opérationnelle, contactez notre équipe dédiée.
Sources :
Les Echos
Informatique News
Bercynumerique.finances.gouv
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