Opter pour la GED la plus adaptée, un atout pour la transformation numérique
Vous envisagez de passer à la GED ? Dématérialisation, archivage et traçabilité, sécurité et conformité, automatisation de processus, meilleure collaboration, ou encore diminution de l’empreinte écologique : la GED répond à des besoins bien réels. Mais pour en faire un atout clé dans la transformation numérique de votre entreprise, encore faut-il opter pour la solution la plus adaptée.
Faisons ici le point sur les leviers pour réussir votre passage à la GED et libérer votre activité des contraintes liées à la gestion documentaire.
Définition des besoins de l’organisation
La meilleure solution GED sera celle qui répondra le mieux à vos besoins. Pour les identifier, menez un audit de vos processus documentaires actuels en impliquant des représentants de chaque service. Cette démarche vous fournira une vue d’ensemble de vos flux de travail et des axes d’amélioration possibles.
Deuxièmement, quels sont vos objectifs ? Souhaitez-vous réduire le temps de recherche des documents pour optimiser la productivité ? Cherchez-vous à répondre à des exigences de conformité réglementaire ? Ou encore, visez-vous à améliorer la collaboration et le partage d’informations au sein de vos équipes ?
Choix de la solution GED la plus adaptée
Le choix de la solution dépendra du rôle que la GED occupera au sein de l’organisation et, plus largement, dans la transformation numérique de l’entreprise :
- Vos besoins en termes de sécurité des documents selon leur degré de confidentialité ;
- La compatibilité avec les logiciels de l’entreprise et les autres outils métiers ;
- Les possibilités d’évolutivité pour absorber une augmentation du volume de documents ;
- Les capacités d’adaptation aux nouvelles directives (RGPD, archivage légal) ;
- L’intuitivité pour une prise en main rapide par l’ensemble des collaborateurs.
Acculturation des collaborateurs à la GED
L’adhésion des collaborateurs est un facteur déterminant pour passer à la GED avec succès. Voici les actions clés à mettre en place :
- Communiquer sur ses avantages concrets, comme le gain de temps et la diminution des tâches répétitives.
- Organiser des sessions de formation pour familiariser les équipes.
- Nommer, si nécessaire, des référents GED en interne pour assurer une meilleure gestion du changement.
La Gestion électronique des documents par 3S2I
3S2I met à votre disposition des solutions GED sur mesure, services inclus. Axées sur la sécurisation des informations, elles garantissent non seulement la confidentialité des données sensibles, mais aussi le contrôle des accès grâce à des systèmes d’authentification avancés.
Ces solutions sont mises en œuvre pour s’intégrer au système d’information existant, et à vos outils et processus métiers (gestion de contrats, facturation, processus de validation complexes). Elles améliorent significativement la productivité, réduisent les erreurs, et offrent une traçabilité complète de vos documents, vous permettant de prendre des décisions éclairées, basées sur des informations fiables et actualisées.
Pour vous aider à passer vers la solution GED qu’il vous faut, rencontrez notre équipe dédiée lors d’un rendez-vous découverte.
Sources :
3S2I