Pourquoi les dossiers partagés ne remplacent pas une GED
Les dossiers partagés restent un moyen simple de mettre des documents à disposition des collaborateurs. Hébergés sur un serveur de fichiers ou dans le cloud, ils permettent de regrouper les ressources de l’entreprise et de les rendre accessibles aux équipes.
Mais lorsque l’entreprise se développe et que les échanges documentaires s’intensifient, cette organisation atteint ses limites. Au-delà du classement des fichiers, les difficultés rencontrées ont un impact sur la sécurité des informations, la collaboration et la maîtrise des processus métier.
C’est pourquoi une Gestion Électronique des Documents (GED) répond à des besoins plus avancés.
La limites du dossier partagé
Une arborescence de dossiers est efficace tant qu’elle reste claire et que tous les collaborateurs respectent les mêmes règles de classement. Dans la pratique, il est difficile de conserver cette organisation dans la durée.
Avec le temps, chacun adopte ses propres habitudes et les fichiers ne sont plus classés selon la même logique. Retrouver un document peut alors nécessiter de parcourir plusieurs répertoires ou de connaître précisément la façon dont il a été enregistré.
L’administration devient elle aussi plus contraignante. Les droits d’accès doivent être régulièrement revus, les doublons contrôlés et l’arborescence adaptée aux nouveaux usages. Ces tâches prennent davantage de temps à mesure que le volume de documents augmente.
Les versions multiples, un risque opérationnel
Un collaborateur télécharge un fichier, le modifie sur son poste puis l’enregistre sous un nouveau nom. Une autre version circule par e-mail pendant qu’un collègue continue de travailler sur le document d’origine. Plusieurs copies peuvent ainsi coexister sans que l’on sache laquelle fait référence.
Les conséquences sont très concrètes : une décision prise à partir d’informations obsolètes, un contrat modifié dans sa mauvaise version ou deux équipes travaillant en parallèle sur des fichiers différents peuvent entraîner des erreurs et des reprises inutiles.
L’enjeu est donc de pouvoir identifier facilement la version à jour d’un document, tout en conservant l’historique de ses modifications.
Une GED centralise, sécurise et trace l’information
Une GED apporte une logique différente. Le document est associé à des informations qui permettent de le retrouver, de suivre ses modifications et de gérer son cycle de vie.
Selon la solution mise en place, les différentes versions peuvent être conservées automatiquement. Il est alors possible de consulter l’historique d’un document, d’identifier certaines modifications ou de revenir à une version antérieure.
L’accès aux documents est tout autant facilité. Plutôt que de parcourir plusieurs niveaux de dossiers, les collaborateurs peuvent retrouver un document à partir de son nom, de son contenu ou de métadonnées telles que le client, le projet, la date ou le type de document.
Les droits d’accès sont définis plus précisément selon les profils et les besoins des utilisateurs. L’entreprise garde ainsi davantage de contrôle sur les informations auxquelles chacun a accès.
Structurer la gestion documentaire dans la durée
Pour une PME, adopter une GED consiste à structurer durablement la gestion documentaire afin d’accompagner la croissance de l’entreprise, tout en renforçant la sécurité et en améliorant la traçabilité des actions.
3S2I intervient dans la mise en place d’une GED adaptée à votre organisation et à vos usages. De l’analyse de vos besoins au déploiement de la solution, nos équipes vous aident à simplifier et sécuriser la gestion de vos documents au quotidien.
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