Les bonnes pratiques pour gagner davantage de temps avec la GED

La GED permet à la fois : la dématérialisation, la centralisation, la sécurisation, la recherche immédiate et le partage des données. Les entreprises utilisatrices sont unanimes quant au gain de temps généré par la solution. Pourtant rares sont les organisations à l’exploiter de façon optimale.

Nous vous donnons ici des méthodologies simples pour classer, automatiser et mieux collaborer. Sensibiliser les équipes à ces bonnes pratiques vous fera gagner davantage de temps au profit des activités à plus forte valeur ajoutée !

Instaurer une méthodologie de classement simple et respecter les règles de nommage

L’objectif de la classification est de trouver les documents archivés en effectuant le moins de clics possible. Une méthodologie de classement logique et structurée en optimisera l’accès. Les politiques les plus fonctionnelles en la matière s’organisent généralement autour de catégories principales (de types contrats, devis, factures, fiches de paie, etc), elles-mêmes divisées en sous-dossiers.

Une fois les documents « acquis » dans le système, celui-ci peut être classifié automatiquement grâce à des procédés d’indexation qui fonctionnent par repaires. On parle de métadonnées (comme les titres, les catégories, ou les auteurs), de mots-clés et/ou de contenus que les solutions les plus avancées ont la capacité d’extraire. Quoi qu’il en soit, il est recommandé que les collaborateurs respectent les politiques de nommage pensées au départ. De cela dépend la façon dont les informations seront catégorisées et stockées.

Automatiser les processus

La possibilité d’automatiser des processus grâce à des scénarios préétablis est un autre attribut de la GED. La solution peut prendre en charge un certain nombre de tâches répétitives et chronophages. C’est le cas de l’importation systématique de certains types de documents et la suppression des données obsolètes grâce à la configuration de paramétrages.

Pour aller encore plus loin dans son utilisation, vous pouvez mettre en place des workflows automatisés intégrant plusieurs étapes du processus de gestion des documents. Par exemple, lorsqu’un collaborateur soumet un devis, celui-ci peut être automatiquement envoyé à validation auprès de son responsable, puis être transmis au client une fois validé.

Mieux partager l’information

La GED facilite également la collaboration entre les équipes. Grâce à un système de gestion centralisé, les collaborateurs peuvent consulter, modifier et partager des documents en temps réel, n’importe où et quel que soit le support. Cette collaboration renforcée facilite la communication interne grâce à un accès simplifié aux informations et évite notamment les échanges de documents par e-mail. En permettant également de travailler en simultané sur un même document, elle favorise l’interaction.

En outre, la confidentialité des données et la protection des informations sensibles peuvent être activées via des règles de gestion des droits d’accès. Sont alors établis des niveaux d’autorisation différents selon les utilisateurs (individuellement ou par rôle et responsabilités).

Définir des KPI pour mesurer l’efficacité de votre GED

Enfin, définir des indicateurs clés de performance vous aidera à mesurer l’efficacité de votre système de GED et identifier les axes d’amélioration. Les KPI peuvent porter sur différents aspects comme : le taux d’adoption de la solution par les collaborateurs, le temps moyen pour une recherche de document, le taux d’automatisation des processus, ou encore le délai moyen de validation des documents.

Ces KPI vous permettront de quantifier respectivement : le pourcentage d’utilisateurs actifs, le temps gagné par recherche, le niveau d’automatisation des tâches et l’amélioration des processus décisionnels…

Vous aussi vous souhaitez optimiser votre gestion des documents et les flux d’informations ? Contactez nos experts en GED : https://www.3s2i.fr/contact/