Norme NF Z45-026 : un pas de plus vers le « zéro papier »

C’est désormais officiel ; suite à la publication de la norme NF Z45-026, les documents numérisés auront désormais la même valeur légale que les documents papiers originaux. Un progrès indéniable en matière de digitalisation !

Rappelez-vous…

Entré en vigueur le 1er octobre 2016, l’article 1379 du Code Civil indiquait que la copie fiable a la même force probante que l’original et précise : « Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. » Mais jusqu’à présent, cela relevait davantage de la théorie car aucune norme ne venait compléter le cadre légal.

Avec la publication de la norme Afnor NF Z42-026, c’est désormais chose fait ! Fixant les conditions de numérisation à vocation probatoire, tous les éléments sont maintenant réunis pour concrétiser l’objectif d’une gestion zéro papier, y compris pour les situations susceptibles de générer des litiges.

Quels avantages pour l’entreprise ?

« Permettant aux entreprises de jeter la version papier des originaux à la poubelle pour ne garder que les copies conformes numérisés, la norme permet de gagner en agilité, de réaliser des économies directes en matière de stockage physique… », explique Etienne Panis, Directeur associé de 3S2I, spécialisée dans les solutions GED à Nice, Monaco et Toulon.

Tous les documents sont-ils concernés ?

Administratifs, comptables, commerciaux, plans, cartes… Tous les documents courants au format papier circulant entre les acteurs économiques sont concernés. A noter toutefois : sont exclus les documents patrimoniaux et ceux non papier (radiographies médicales, films, ect.).