La GED : pourquoi et comment constitue-t-elle une aide à la gestion de l’information ?
La transition digitale a pour volonté de réduire au maximum la place occupée par le papier. Avec la généralisation des démarches online, les entreprises génèrent encore et encore des documents électroniques. Pour bien gérer leur cycle de vie (de la création au stockage en passant par la destruction), il existe une solution : la GED (gestion électronique des documents).
De plus en plus plébiscitée, elle présente de nombreux avantages, dont notamment :
- Un accès à l’information facile et rapide, quelque soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés
- Une réduction des pertes d’informations et une traçabilité améliorée (possibilité de suivre les modifications apportées, identifier les acteurs étant intervenus…)
- Une sécurité renforcée sur les données sensibles (avec les droits d’accès)
- Une réduction des volumes de stockage des documents papier
« Du formulaire à l’email et aux papiers scannés, la GED permet de gérer aisément tout type de données et de documents. Au gain de temps, vient s’ajouter une plus grande réactivité, augmentant ainsi la performance de l’entreprise. », explique Thierry MONTARD, Directeur du développement commercial.
Pour pouvoir la mettre en place et l’utiliser de façon optimale, 2 principaux gestes sont à adopter :
- Bien nommer les fichiers : Date, version, nom du client… L’intitulé de tous les documents doivent respecter une charte de nommage.
- Veiller au poids des fichiers : Plus un fichier est lourd, plus le système sera encombré et lent ! Maitriser le poids des documents est donc essentiel.
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