28 mai 2021

GED : la dématérialisation de la gestion de document

GED : la dématérialisation de la gestion de document

La GED tout le monde en parle mais connait-on réellement ses différents avantages et possibilités ? Entreprises, vous qui êtes sensibles aux démarches RSE, savez-vous que la GED, gestion électronique des documents ou Enterprise Content Management (ECM) offre bien plus qu’une simple aide à la dématérialisation des processus métier ? Économies, performances, immédiateté et efficacité… en résumé un condensé d’optimisation ! Focus !

La GED, bien plus qu’un simple archivage de document

Revenons à la base, que propose réellement la gestion électronique des documents ? Une bibliothèque ? Un système d’archivage ? Si sa fonction première demeure la numérisation de documents papier et le rangement des données, ses possibilités et services ne s’arrêtent pas là. La GED améliore les différentes étapes de la vie d’un document numérique :

  • Création ou acquisition documentaire
  • Dématérialisation des données, des informations et des contenus
  • Stockage, indexation et organisation du document électronique
  • Gestion de la sécurité et traitement des données informatiques
  • Recherche, consultation et échange des informations
  • Archivage électronique du document
  • Automatisation des projets

Cette gestion bénéficie de nombreux attraits auxquels il vous faudra réfléchir afin d’affiner votre demande selon vos besoins, quelle que soit la taille de votre structure. La preuve en image ? C’est par ici !

Des solutions et des outils pour toutes les entreprises

Il est commun d’entendre que ce processus de gestion électronique des documents est un outil réservé aux grandes entreprises. Si c’était encore vrai il y a quelques mois, la crise sanitaire a renversé cette tendance.

De nombreuses solutions, systèmes et logiciels informatiques existent et s’adaptent désormais à tous types d’entreprises. Quels que soient votre taille et vos effectifs, une solution GED sur-mesure peut vous être proposée afin d’optimiser votre productivité et la gestion de l’information et de vos documents. L’important étant de connaitre vos besoins pour trouver la meilleure solution possible.

PME, les portes de la GED s’ouvrent déjà devant vous ! Profitez d’une organisation dotée d’un système intégré de gestion de documents électronique dédié pour toujours plus d’efficacité. C’est prouvé, les entreprises possédant une GED sont plus efficientes.

Des systèmes facilitant la gestion documentaire et la diffusion de l’information

Que ce soit vos collègues ou collaborateurs, clients ou prestataires, nous avons tous eu à faire à l’éternel lien expiré, au mail égaré et au document introuvable… et si encore une fois, la solution à tous vos problèmes c’était la GED ? Vous y avez certes déjà pensé mais comment s’organiser ? Quelles sont les étapes pour sa mise en place ? Réponse juste ici, en quelques étapes clés.

  • Connaître vos besoins 

Bien anticiper vos demandes en recueillant les informations et données nécessaires à la mise en place de la gestion électronique des documents la plus en phase avec votre entreprise.

  • Vos attentes

Du stockage de contenu, au processus numérique de classement en passant par l’indexation d’informations, de données ou de documents. Faites votre « to do list ». Des audits peuvent être organiser par des entreprises afin de vous aider à cibler directement vos impératifs.

  • Vos estimations

Vous souhaitez stocker, cela tombe bien, c’est une des fonctions premières de la GED mais de quelle quantité de document parle-t-on ? Calculer ce type de données vous permettra d’affiner vos attentes.

La recherche de la performance pour les entreprises

Perte de temps, travail interrompu, énervement, stress à retrouver tel ou tel document, attentes de vos clients… voici en résumé les tracas desquels la GED vous protégera. Grâce à ses nombreux aspects, la gestion électronique des documents permettra :

  • Une optimisation de votre productivité
  • Une économie de temps
  • La réduction des coûts et des matières premières
  • Une praticité avec une seule interface commune aux différents acteurs
  • Une organisation améliorée
  • L’emploi d’un outil unique et centralisé
  • Le respect des normes RSE
  • La prise en compte d’aspects environnementaux

Adieu les classements et les nommages propres à chacun !

Rapidité, organisation, simplification… une nouvelle ère de confort souffle sur le monde de l’entreprise. Il vous suffit juste de trouver le partenaire de choix pour vous aider à aller dans ce sens et pour ça aussi, figurez-vous que l’on a une petite idée !

Contactez-nous pour plus d’informations et nous trouverons ensemble les meilleures solutions!

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